MailStore bietet umfassende Lösungen zur E-Mail-Archivierung für verschiedene Anwendungsbereiche, sowohl für Privatnutzer als auch für Unternehmen.

MailStore Server

MailStore Server ist eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen. Sie ist einfach zu installieren und ist GDPR-zertifiziert. Die Software ermöglicht die Archivierung von E-Mails aus verschiedenen Quellen wie Microsoft 365, Exchange Server, und anderen E-Mail-Servern sowie -Clients. MailStore Server bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung großer Datenmengen und zur Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen​.

Funktionsweise und Vorteile

MailStore archiviert E-Mails, indem es sie aus dem E-Mail-System abruft und in einem zentralen Archiv speichert. Dies stellt sicher, dass die E-Mails dauerhaft verfügbar und wieder herstellbar sind.
Die Archivierung hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern stellt auch die Datenintegrität sicher und unterstützt Geschäftsprozesse, indem sie eine zuverlässige Informationsquelle bereitstellt.

Weitere Informationen erhalten Sie in einem Beratungsgespräch.

Warum E-Mail-Archivierung? Ein Überblick für IT-Manager und Systemadministratoren

E-Mail ist nicht nur ein wichtiges Kommunikationsmedium, sondern auch eine umfassende und wertvolle Informationsressource in Unternehmen. Das Management dieser Ressource kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Per E-Mail übertragene Daten verbleiben in der Regel in den Postfächern der Mitarbeiter und werden darüber hinaus nicht an einer zentralen Stelle gesichert. Auf diese Weise entstehen fragmentierte Datensilos, die das Wissen vieler Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Kollegen effizient nutzbar zu machen, kann entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Herausforderung E-Mail-Management: juristisch, technisch, wirtschaftlich

Die meisten Unternehmen verfügen über ausgezeichnete E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme sind jedoch üblicherweise nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren und bereitzustellen – sie sind für diesen Zweck auch nicht konzipiert worden. Daraus können sich in der Praxis juristische, technische und wirtschaftliche Herausforderungen ergeben.

Revisionssichere Aufbewahrung

Welche Unterlagen und Dokumente Unternehmen über welchen Zeitraum geordnet und revisionssicher aufbewahren müssen, ist von Land zu Land unterschiedlich. In Deutschland unterliegen Unternehmen gemäß § 147 der Abgabenordnung (in Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Anforderungen) unter anderem einer Archivierungspflicht für: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, GoBD DSGVO Die Experten für E-Mail-Archivierung www.mailstore.com S.4 E-Mail-Archivierung – eine Übersicht für IT-Entscheider Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird (Rechnungen, Aufträge, Verträge etc.). Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für E-Mails mit oben aufgeführtem Inhalt und für Dateianhänge, sollte die E-Mail ohne sie unverständlich oder unvollständig sein.